Tipps für das perfekte Business-Event

Kommunikation ist das A und O: Hilfreiche Tipps für das perfekte Business-Event

Cologne Business Day, Cologne BBQ Day – das sind nur zwei der Events, die ich gemeinsam mit meinem Team von ep communcation ins Leben gerufen habe. Immer wieder werde ich gefragt, wie ich es, neben dem Agenturalltag, noch schaffe, eigene Veranstaltungen auf die Beine zu stellen. Für mich sind Events allerdings nicht nur Veranstaltung, sondern viel mehr Möglichkeiten, sich und sein eigenes Unternehmen zu präsentieren und Kontakte zu knüpfen. Events gehören sowohl im B2B- als auch B2C-Bereich zu den wichtigsten Kommunikationsinstrumenten für Unternehmen.

Das wichtigste Ziel eines Events ist es, die Gäste zufrieden zu stellen und positiv in Erinnerung zu bleiben. Doch wie erreicht man überhaupt, dass Gäste kommen? Unter uns gesagt: Bei jedem Event, ob bei unseren eigenen oder Kunden-Events, habe ich Alpträume, dass niemand zu der Veranstaltung kommt.

Business-Events: Bereits bei der Einladung passieren fatale Fehler

In Köln und Umgebung werden jeden Tag zahlreiche Veranstaltungen angeboten. Oft überschneiden sich sogar die Themen, sodass man als Besucher die Qual der Wahl hat. Das Event bzw. der Veranstalter muss wirklich aus der Masse herausstechen und die Gäste bereits mit der Einladung auf sich aufmerksam machen. Jeden Tag bekomme ich Einladungen, wovon viele nicht einmal an mich persönlich, sondern an die Geschäftsführung von ep communication GmbH adressiert sind. Das gibt mir das Gefühl, dass ich nicht von Herzen eingeladen bin, sondern dass die Einladung wahl- und ziellos an diverse Adressen verschickt wurde.

Der wichtigste Tipp ist, personalisierte Einladungen zu verschicken, um dem Gast seine Wertschätzung zu zeigen. Gerne können Sie die Einladung auch handschriftlich um 2-3 Zeilen persönlicher Ansprache ergänzen oder aber telefonisch die Einladung ankündigen. Ich bin mir bewusst, dass diese Art und Weise viel mehr Zeit in Anspruch nimmt, jedoch ist die Resonanz bei persönlichen Einladungen um einiges höher, was wiederum eine höhere Gästezahl bedeutet und entscheidend zum Erfolg Ihrer Veranstaltung beiträgt.

Im Mai wurde ich beispielsweise zu der Veranstaltung „Brain&Soul-Network-Night“ eingeladen. Diese Einladung hat mich nicht nur durch Schlichtheit und Eleganz überzeugt, sondern auch durch die persönliche Ansprache.

Nutzen Sie für Ihr Event aktiv die Vorteile von Social Media

Insbesondere im Zeitalter der Digitalisierung gewinnen Events durch Social Media und Co. eine extreme Wichtigkeit: es wird getwittert und gehashtaged, was das Zeug hält – mittlerweile werden sogar offizielle Hashtags bei wichtigen Veranstaltung im Vorfeld kommuniziert.

Einer der größten Vorteile von Twitter und Co.: Fremde Leute erfahren durch Retweets und Favorisierungen innerhalb von wenigen Sekunden von dem Event. Setzen deshalb auch Sie auf Social-Media-Kanäle, um Ihre Veranstaltung viral zu machen – und sie wird durch die Decke schießen. Beim Cologne Business Day haben wir ebenfalls auf diese Strategie gesetzt und all unsere Partner gebeten, ebenfalls via Twitter und Co. auf den #colognebusinessday hinzuweisen. Am Ende hatten wir, statt der 200 Gäste im letzten Jahr rund 600 begeisterte Besucher vor Ort.

Durch Social Media Feedback in Echtzeit erhalten – und direkt handeln

Nicht nur, dass Ihre Veranstaltung durch die Decke schießt – auch haben Ihre Gäste die Möglichkeit, indirekt mit Ihnen zu kommunizieren und so Feedback, ob positiv oder negativ, mitzuteilen. Dadurch bietet sich die Möglichkeit, direkt auf dieses oder jenes Problem zu reagieren.

Beim Cologne Business Day 2015 haben beispielsweise die Gäste bis zur Straße Schlange gestanden und das Bild der Warteschlange mit dem Hashtag #colognebusinessday versehen. Dadurch konnten wir sofort reagieren und mehr Personal zur Akkreditierung bereitstellen bzw. zumindest die Gäste in das Foyer holen, damit sie nicht in der Kälte stehen müssen.

Neben der Einladung und den Social-Media-Kanälen ist die Event-Webseite eines der wichtigsten Kommunikationsinstrumente: Teilen Sie diese Webseite in allen Werbemaßnahmen wie Pressemitteilungen, Flyern, Plakaten etc. mit. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass die Seite stets auf dem aktuellsten Stand ist und ohne Probleme läuft: Gestalten Sie hierfür die Seite so simpel wie möglich, um Ihren Gästen den Zugang zu Informationen wie dem Veranstaltungsort oder dem Programm zu erleichtern.

Beachten Sie dies auch bei dem Anmeldemanagement, falls vorhanden: Felder für den Namen des Gastes, seine E-Mail-Adresse und Jobbezeichnung reichen in der Regel aus, um ihn akkreditieren zu können. Alles, was darüber hinausgeht, kostet sowohl Ihren Gast zu viel Zeit als auch Ihnen, wenn Sie die nicht benötigten Informationen wieder filtern müssen. Mittlerweile gibt es für kostenfreie Veranstaltungen Event-Webseiten, über die man das Ticket direkt per Mail zugeschickt bekommt. Somit lagern Sie das Anmeldemanagement aus und haben weniger Arbeit – eine Win-win-Situation nach meinem Geschmack.

Nutzen Sie alle Möglichkeiten, Ihr Event anzukündigen

Pressemitteilungen sowie Flyer und Plakate sind für die Kommunikation eines Business-Events unerlässlich. Nach dem Motto „spread the world“ sollten Sie die Region, indem Ihr Event stattfindet, mit Infos versorgen, ohne sie jedoch zu überfluten. Bevor wir 2015 auf die Follower-Power gesetzt haben, wurde der Cologne Business Day 2014 hauptsächlich durch Plakatwerbung beworben.

Egal ob Sie mit Flyern, Plakaten oder viral auf Ihr Event aufmerksam machen: Achten Sie darauf, dass es nicht zu viel wird. Aggressive und plakative Werbung erreicht meist das Gegenteil und keiner wird zu Ihrem Event kommen wollen.

Jedes Event kostet nicht nur viel Zeit, sondern auch jede Menge Einsatz und Leidenschaft. Deshalb fällt bei mir jedes Mal am Ende des Tages die gesamte Anspannung und die Angst, dass keiner kommt, ab und die Freude über jedes positive Wort gibt Kraft für die weitere Planung – denn nach dem Event ist vor dem Event.

[selectivetweet float=“left“]Wie Sie Ihr #Event erfolgreich kommunizieren: Diese Tipps sind erfolgsversprechend. [/selectivetweet]

Mit den oben genannten Tipps können auch Sie dafür sorgen, dass Ihr Event unvergesslich und zu einem vollen Erfolg wird.